Schritt 3 von 8
Wie gestaltet man eine Ausschreibung von SAP-Services derart, dass man sich am Ende wirklich für den passenden Outsourcing-Partner entscheidet? Ich habe schon im Beitrag Nr. 02 dieser Serie darauf hingewiesen, dass der grösste Fehler bei der Ausschreibung von SAP-Services darin liegt, den falschen Partner auszuwählen. Nun geht es um die passenden Auswahlkriterien.
Erste Selektion im Vorfeld (LongList)
Falls man die geeigneten Provider auf eine LongList gesetzt und mit diesen im Vorfeld richtig kommuniziert hat, werden diese voraussichtlich im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens ihre Angebote einreichen.
Die Bewertung im Ausschreibungsverfahren (ShortList)
Ist es ideal, die Bewertungskriterien vor Versand eines Lastenhefts zu entwickeln und den Teil der Informationen, welcher für die Bewertung der Angebote der Provider relevant ist, über das Lastenheft abzufragen. In jedem Fall müssen für die Bewertungstools spätestens vor Eintreffen der Angebote vorliegen.
Nach Erhalt der Angebote geht es also darum, die richtigen Provider auszuwählen.
Bei der Ausschreibung von SAP-Services fällt es manchen Kunden nicht leicht, die richtigen Bewertungskriterien zu finden.
Zunächst ist es schon einmal wichtig, nicht nur das Angebot zu bewerten, sondern den ganzen Prozess von der Kontaktaufnahme bis zur Angebotspräsentation in die Bewertung einfliessen zu lassen.
Zur Entwicklung von Bewertungskriterien und deren konkreten Anwendung in Form eines «Bewertungstools» gibt es sehr viele Ideen und Meinungen.
Das Kriterium «Preis»
Mal abgesehen von den Vorschriften beim Vergaberecht bei der öffentlich-rechtlichen Ausschreibung ist es meiner Meinung wichtig in Dimensionen zu denken.
Die häufig gestellte Frage: «Wieviel Gewicht soll der Preis in der Bewertung haben?» geht jedoch von einer eindimensionalen Betrachtung aus und ist somit der falsche Ansatz.
Die finanzielle Bewertung nehmen wir mit mindestens drei Darstellungen vor:
1️⃣ die laufenden Kosten über den Vertragszeitraum z.B. von 5 Jahren
2️⃣ die Gesamtkosten TCV aufgeschlüsselt nach Serviceleistung
3️⃣ weitere Auswertungen für variable Kosten je nach Bedarf
Die qualitative Bewertung, separiert vom Preis
Ich empfehle unbedingt eine qualitative Bewertung getrennt von einer finanziellen Bewertung durchzuführen. Am Ende kann das Ergebnis in einer zweidimensionalen Ansicht z.B. in vier Quadranten erfolgen. Dies ermöglicht uns, anschliessend eine Diskussion über das Preis-Leistungs-Verhältnis zu führen. Tatsächlich wählen die meisten unserer Kunden am Ende nicht den billigsten, sondern den zweit- oder sogar den dritt-günstigsten Anbieter. Denkbar ist auch noch ein weitere Dimension hinzuzufügen z.B. Risiken oder Aufwand interner Ressourcen.
Die qualitative Bewertung nehmen wir in der Regel anhand von 5-7 Hauptkriterien vor. Ein Beispiel dafür sind:
1️⃣ Das Profil des Providers
2️⃣ Die Funktionalität der technischen Lösung
3️⃣ Die Qualität und der Umfang der Betriebsleistungen
4️⃣ Das Projekt Transition & Transformation
5️⃣ Die Qualität und Service Level Commitments
Diese Hauptkriterien unterteilen wir dann nochmals in 4-8 Unterkriterien.
Schlüsselpersonen
Bei SAP-Services ist neben der Erbringung der eigentlichen Leistungen auch eine reibungslose Zusammenarbeit von grosser Bedeutung. Es gehört also dazu, die jeweiligen Schlüsselpersonen bereits im Rahmen der Ausschreibung kennen zu lernen und das Auftreten bzw. Verhalten derselben in der Bewertung zu berücksichtigen.
Referenzauskünfte
Erstaunlich ist hingegen, dass viele Kunden Referenzauskünfte nicht gezielt abfragen❗
Wenn das Einholen derselben mit den richtigen Fragen erfolgt, sind auch die Antworten aufschlussreich und wertvoll für die Entscheidungsfindung.
Mit der eigentlichen Bewertung befasst sich später der Beitrag Nr. 09.
