Wie beantworten Sie Fragen der Anbieter im Rahmen einer Ausschreibung von SAP-Services? Ist es richtig, alle Fragen auch allen Anbietern zukommen lassen?
Schritt 4 von 8
Nach dem Versand eines Lastenhefts im Rahmen einer Ausschreibung von SAP-Services geht es darum, dass wir die Fragen der Anbieter richtig beantworten. Das ist nicht ganz trivial.
Bei öffentlich-rechtlichen Verfahren ist das entsprechende Vorgehen im Rahmen des Vergaberechts geregelt. Im privaten Sektor hingegen lohnt es sich zwei Kategorien von Fragen unterschiedlich zu beantworten:
Die Beantwortung von Fachfragen
1️⃣ Alle Fachfragen der verschiedenen Anbieter u.a. zu Rahmenbedingungen, Mengenangaben, technischen Eckdaten, der Ist-Situation usw. beantworten wir am besten in einem Antwortdokument (z.B. Excel-Tabelle). Dieses ist thematisch gebündelt und sortiert, womit ähnliche oder identische Fragen zusammen beantwortet werden können. Die Antworten werden dann in Bezug auf den Fragesteller anonymisiert an alle Anbieter zugestellt.
Die Beantwortung von Lösungsansätzen
2️⃣ Fragen zu Lösungsansätzen oder zu anbieterspezifischen Kriterien, welche für dessen Entscheidung tatsächlich ein Angebot abzugeben, relevant sind, beantworten wir möglichst individuell. Damit stellen wir sicher, dass Ideen und somit Intellectual Property eines Anbieters den anderen Anbietern nicht zugänglich gemacht werden. Das schafft Vertrauen.
Es wird bestimmt auch Fragen geben, welche besser in einem Gespräch beantwortet werden. Gerade wenn diese etwas komplexer sind, wird der Anbieter Bedarf haben, Rückfragen zu stellen. Im nächsten Beitrag greife ich die Durchführung von Workshops zu Lösungsvorschlägen der Anbieter auf. Diese sind eine mögliche Plattform für diese Art der Fragen.
