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Wie bereiten Sie Ihre Ausschreibung von SAP-Services vor? Wie informieren Sie potenzielle SAP-Provider über das bevorstehende Ausschreibungsverfahren?
Die Provider Long List
Die Liste möglicher Dienstleister, welche die Vorankündigung und die Geheimhaltungsvereinbarung erhalten sollen, nennen wir «Long List». Sie umfasst neben den Namen und Adressen der in Frage kommenden Unternehmen geeignete Auswahlkriterien, z.B.:
1️⃣ Stärke im jeweiligen SAP-Servicebereich
2️⃣ Service Management Kompetenz
3️⃣ Sprachabdeckung z.B. deutsch + englisch
4️⃣ Angebotsbreite
5️⃣ Passende Grösse auf Augenhöhe
Diese Kriterien beziehen sich vorerst auf das Unternehmen und noch nicht auf das zukünftige Angebot.
➡️Falls Sie als Unternehmen über zu wenig Daten verfügen, die richtige Long List selbst bestimmen zu können, ziehen Sie am besten einen Outsourcing-Berater hinzu, welcher den lokalen Markt kennt.
Vorankündigung & Geheimhaltungsvereinbarung
Ich empfehle in einem ersten Schritt eine Vorankündigung ca. 10-14 Tage vor dem Versand der Ausschreibungsunterlagen an die in der Long List bestimmten 5-6 möglichen externen Dienstleister zu versenden. Gleichzeitig oder bei Bedarf auch schon vorgängig senden wir diesen Dienstleistern eine Geheimhaltungsvereinbarung zu, mit der Bitte, diese zu unterzeichnen.
Es macht Sinn, in der Vorankündigung die wichtigsten Eckdaten über das Projekt auf ca. 2-3 Seiten zu beschreiben. Dazu gehören:
1️⃣ eine kurze Beschreibung des Auftraggebers
2️⃣ eine Zusammenfassung der Ausgangslage der SAP Services,
3️⃣ eine Beschreibung der mit der Ausschreibung verbundenen Ziele,
4️⃣ Eckdaten zum Umfang der auszulagernden SAP-Services sowie
5️⃣ der Terminplan des Projekts bis zum Betriebsübergang.
